La fianza se define como: ” Cantidad de dinero o prenda (o bien material) que se da en concepto de garantía del cumplimiento de una obligación o del desempeño de un cargo”.
El concepto más común y utilizado en el día a día es la fianza que se constituye en los alquileres. En muchas ocasiones cuando una empresa alquila un bien material para el desempeño de sus actividades debe depositar una cantidad de dinero u otro activo en concepto de fianza.
Esta fianza servirá en caso de que llegado el momento de la devolución del activo prestado este se encuentre dañado a deteriorado por un uso indebido, por lo tanto se podrá reparar con esa cantidad de dinero.
¿Cómo contabilizar una fianza depositada o constituida?
En este caso vamos a ver como contabilizar una fianza que depositamos nosotros, es decir, nosotros desempeñaremos la función de arrendatario o beneficiario del arrendamiento. Esta fianza puede estar constituida a largo plazo y se contabilizará con una cuenta del grupo 2, concretamente la (260) Fianzas constituidas a l/p puede darse a corto plazo en cuyo caso utilizaremos la cuenta (565) Fianzas constituidas a c/p.
En caso de que se produzca un descuento de la fianza, es decir, que el arrendador decida destinar parte de la fianza a la reparación o compensación de daños causados durante el arrendamiento representará para nosotros un Gasto, por lo tanto lo contabilizaremos con una cuenta del grupo 6, concretamente con la (659) Otras pérdidas en gestión corriente.
Ejemplo contabilidad fianza depositada
La empresa XN decide alquilar un trastero para poder desarrollar su actividad comercial, dicho trastero tiene un coste de 1.500€/mes +IVA del 21% y una retención del 19%. Además el arrendador solicita una fianza de 1 mensualidad que se devolverá a final del contrato (3 años) descontando la reparación de desperfectos e imperfecciones que surjan.
Contabilice las operaciones que realizará XN en el primer mes de arrendamiento y la devolución de la fianza sabiendo que a la finalización del contrato de arrendamiento el arrendador descontó 400€ de la fianza para reparar desperfectos.
Por el pago del primer mes de alquiler:
| IMPORTE | CUENTA | CÓDIGO | CUENTA | IMPORTE |
| 1.500€ | Arrendamientos y Cánones | 621 | ||
| 315€ | H.P IVA soportado | 472 | ||
| 572 | Banco c/c instituciones de crédito | 1.530€ | ||
| 4751 | H.P Acreedora por Retenciones practicadas | 285€ |
Por la constitución de la fianza a largo plazo:
| IMPORTE | CUENTA | CÓDIGO | CUENTA | IMPORTE |
| 1.500€ | Fianzas constituidas a l/p | 260 | ||
| 572 | Banco c/c instituciones de crédito | 1.500€ |
Por la devolución de la fianza descontando los 400€:
| IMPORTE | CUENTA | CÓDIGO | CUENTA | IMPORTE |
| 1.100€ | Banco c/c instituciones de crédito | 572 | ||
| 400€ | Otras pérdidas en gestión corriente | 659 | ||
| 260 | Fianzas constituidas a l/p | 1.500€ |
En este caso hemos visto simplemente el asiento de contabilización de la fianza, el de la constitución de la fianza y la liquidación. Pero deberíamos de tener en cuenta que cada mes que la empresa tenga alquilado el local debemos de contabilizar esa operación además de realizar la reclasificación de la fianza de largo a corto plazo cuando el momento de devolución se acerque a menos de un año.