¿Qué es la conciliación bancaria?

Definición de la conciliación bancaria

La conciliación bancaria es un proceso contable mediante el cual se verifica que los registros financieros de una empresa coinciden con los extractos emitidos por la entidad bancaria. En otras palabras, se trata de comparar el saldo reflejado en los libros contables con el saldo del extracto bancario, con el objetivo de detectar posibles errores, omisiones o discrepancias, diferencias temporarias entre cobros y pagos, posibles estafas o cobros indebidos…

Este proceso es esencial para garantizar la exactitud de la contabilidad y asegurar que la empresa tenga un control real sobre su liquidez y transacciones.

Importancia de la conciliación bancaria

Conciliar las cuentas bancarias de forma regular es vital para detectar:

• Errores de registro contable.
• Pagos no contabilizados.
• Comisiones bancarias omitidas.
• Fraudes o movimientos no autorizados.
• Ingresos reflejados pero no recibidos en la cuenta bancaria.

Además, realizar la conciliación facilita la preparación de los estados financieros, como el balance de situación y la cuenta de pérdidas y ganancias, garantizando que reflejan la realidad financiera de la empresa. Por lo tanto, la conciliación bancaria es un proceso clave que la empresa debe de realizar antes de cerrar el ejercicio económico y la contabilidad. Esta conciliación bancaria se debe de realizar junto con otros ajustes a cierre de ejercicio que puedes ver aquí. (Cómo realizar el cierre contable y fiscal de una empresa en España)

Normativa contable y legal aplicable en España

En España, aunque la conciliación bancaria no está regulada como un proceso obligatorio en ninguna ley específica, es un requisito implícito para cumplir con las obligaciones de llevar una contabilidad fiel y transparente según lo establece el Plan General de Contabilidad (PGC).

Además, la Ley General Tributaria y el Código de Comercio obligan a las empresas a llevar una contabilidad precisa y actualizada, y el proceso de conciliación bancaria es una herramienta clave para cumplir con este requisito.

Art. 25 Código de comercio. “Todo empresario deberá llevar una contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de su empresa que permita un seguimiento cronológico de todas sus operaciones, así como la
elaboración periódica de balances e inventarios. Llevará necesariamente, sin perjuicio de lo establecido en las Leyes o disposiciones especiales, un libro de Inventarios y Cuentas anuales y otro Diario.”

Cómo realizar la conciliación bancaria paso a paso

1. Obtener el extracto bancario

El primer paso consiste en obtener el extracto bancario del periodo que se desea conciliar. Este extracto se puede obtener a través de la página web del banco que utilices. Normalmente se establece un periodo de días en los que vamos a conciliar y se amplía unos 15 o 20 días para comprobar si se han hecho fuera de fecha algunos cobros o pagos. Por ejemplo, si queremos conciliar el mes de enero, seleccionaremos en el extracto bancario el periodo del 15 de diciembre del año anterior hasta el 15 de febrero.

Por comodidad, recomiendo obtener el extracto bancario en formato Excel para poder manipularlo e imprimirlo mas cómodamente eliminando algunas celdas como el N.º de transferencia, u otros identificadores que no aporten información relevante al documento.

2. Comparar con los registros contables

Debes comparar cada movimiento reflejado en el extracto bancario con tus registros contables. Para ello, deberás revisar la cuenta bancaria que tengas en tu libro mayor, que suele ser la cuenta 572 Bancos, aunque pueden intervenir otras cuentas según el tipo de operación.

En la contabilidad de la empresa, no necesariamente se utilizará solo una entidad bancaria, por lo que es crucial que en la contabilidad tampoco utilicemos una cuenta para el banco. Por ejemplo, si utilizamos 3 bancos (BBVA, Santander y Unicaja) podremos crear 3 cuentas de bancos diferentes (572.1 BBVA; 572.2 Santander; 572.3 Unicaja). De esta forma podremos utilizar al mismo tiempo el libro diario correspondiente a ese banco junto con su extracto.

3. Identificar diferencias

A menudo, pueden aparecer diferencias entre los extractos bancarios y los registros contables, entre las causas más comunes encontramos:

• Comisiones bancarias: El banco puede haber cobrado alguna comisión que no ha sido registrada.
• Pagos realizados por la empresa pero no reflejados en el extracto bancario.
• Ingresos registrados pero no recibidos en la cuenta bancaria (cheques pendientes de cobro).
• Cobros realizados en el banco por el ingreso de cheques que no se han contabilizado
• Errores humanos: Un pago o ingreso puede haber sido registrado por error en una fecha diferente o con una cantidad equivocada.
• Retiradas de efectivo o ingreso del mismo

4. Ajustar las diferencias

Una vez detectadas las diferencias, se deben realizar los asientos de ajuste en la contabilidad. Estos asientos contables corrigen las discrepancias y ajustan los saldos contables al saldo real reflejado en el extracto bancario. Es importante conciliar el banco de forma periódica, ya sea mensual o trimestral.

En el libro mayor de contabilidad podremos verificar que el saldo al final del periodo seleccionado es el saldo que aparece en el extracto bancario.

Otras cuentas involucradas en la conciliación bancaria

Debemos de dar por hecho que las cuentas involucrada en una conciliación bancaria van a ser las de los bancos que la empresa utilice, pero, también debemos de prestar atención a otras cuentas que utilizaremos para cuadrar nuestra contabilidad. Alguna de ellas son las siguientes:

• 626 Servicios bancarios y similares: En ella deberemos de contabilizar las comisiones derivadas del uso de nuestra cuenta bancaria.
• 4009 Proveedores, facturas pendientes de recibir o formalizar.
• 4309 Clientes, facturas pendientes de formalizar.
• 407 Anticipos a proveedores: Contabilizaremos en ella los anticipos realizados a los proveedores que todavía no tienen ninguna factura asignada. Si por ejemplo, emitimos una transferencia en diciembre como anticipo de una factura que llegará en enero deberemos de contabilizarla en esta cuenta (Junto con el IVA asociado).
• 438 Anticipo de clientes.
• 4751 H.P acreedora por retenciones practicadas: Por el pago de las retenciones practicadas a nuestros trabajadores y a profesionales independientes o arrendadores.
• 476 Organismos de la Seguridad Social: Por el pago de las cotizaciones sociales tanto de la empresa como de los trabajadores.

Ejemplos de conciliación bancaria

Ejemplo 1: Comisión bancaria no registrada

Realizando la conciliación bancaria pertinente de la empresa, el contable encuentra una diferencia entre el saldo del banco al final de año 5.000€ y el saldo del libro mayor en contabilidad de la cuenta (572) Banco BBVA de 5.050€. Investigando se encuentra con que cargaron una comisión trimestral por importe de 50€.

Por tanto, el contable deberá de realizar la siguiente operación:

IMPORTE	CUENTA	CÓDIGO	CUENTA	IMPORTE
50€	Servicios bancarios y similares	626
		572	Banco c/c instituciones de crédito	50€

Tras este ajuste, el saldo contable coincidirá con el saldo del extracto bancario.

Ejemplo 2: Ingreso pendiente de cobro

Imaginemos que la empresa tiene registrado en contabilidad un ingreso por 3.000 € de un cliente, pero este ingreso aún no ha llegado a la cuenta bancaria porque el cliente pagó con cheque y todavía no ha sido cobrado.

El saldo bancario refleja 10.000 €, pero la contabilidad muestra 13.000 €. En este caso, el ajuste será registrar el cheque pendiente de cobro en la cuenta 430 Clientes hasta que el cheque sea cobrado.

IMPORTE	CUENTA	CÓDIGO	CUENTA	IMPORTE
3.000€	Clientes	430
		572	Banco c/c instituciones de crédito	3.000€

Ejemplo 3: Recibos pendientes de pago

A final del mes de Octubre se realiza la conciliación bancaria encontrando una diferencia de 2.890€ entre el extracto bancario y la cuenta contable. El saldo en contabilidad es de 10.200€ y el saldo en el extracto bancario es de 7.310€. Revisando la contabilidad y el extracto el contable se encuentra con que no ha contabilizado varios pagos. Entre ellos el pago de los seguros sociales del mes de septiembre que asciende a 1.875€ y el pago de las retenciones practicadas al propietario del local donde desarrolla la actividad que asciende a 1.015€.

Por tanto, en su debida fecha el contable realiza los dos ajustes siguientes:

IMPORTE	CUENTA	CÓDIGO	CUENTA	IMPORTE
1.875€	Organismos de la seguridad social acreedores	476
		572	Banco c/c instituciones de crédito	1.875€

IMPORTE	CUENTA	CÓDIGO	CUENTA	IMPORTE
1.015€	H.P acreedora por retenciones practicadas	476
		572	Banco c/c instituciones de crédito	1.015€

Errores comunes en la conciliación bancaria

1. Duplicación de apuntes: A veces se registran pagos o cobros dos veces por error, lo que genera diferencias con el extracto bancario.
2. Registros en fechas incorrectas: Si un movimiento bancario se registra en un mes diferente al que aparece en el extracto, puede generar desajustes temporales.
3. Omisión de comisiones: Es habitual que las comisiones bancarias no se registren en contabilidad hasta que se detectan durante la conciliación.
4. Registro de operaciones con importes incorrectos: Es posible que a veces se registren operaciones con importes incorrectos, por ello es necesario utilizar correctamente las cuentas de clientes y proveedores (creando una cuenta diferente para cada uno de ellos, como en el ejemplo comentado de las cuentas bancarias).