Contabilizar la fianza de un alquiler es una operación básica que se puede dar siendo el arrendador o arrendatario. En este post veremos como contabilizar la fianza de un alquiler si somos el arrendatario, es decir, la persona que paga las cuotas del alquiler de un elemento, ya sea inmaterial o material.
¿Qué cuenta debemos de utilizar para contabilizar la fianza de un alquiler?
Dependiendo de si somos nosotros los propietarios del inmueble o bien material y por tanto los arrendadores la fianza la contabilizaremos en forma de pasivo (puesto que es un dinero que no nos pertenece) utilizando la cuenta (560) Fianzas recibidas a c.p (en caso de que el alquiler sea por una duración menor al año) y la cuenta (180) Fianza recibida a l.p (En caso de que el alquiler sea por una duración mayor al año)
En el caso contrario, en caso de que nosotros seamos los arrendatarios la fianza supondrá un activo para nosotros (puesto que ese dinero nos pertenece) por tanto utilizaremos las cuentas (260) Fianzas construidas a l.p (En caso de que sea un contrato mayor a un año) y la cuenta (565) Fianzas construidas a c.p (En caso de ser un contrato por una duración menor al año).
¿Las fianzas se contabilizan con impuestos?
No, las fianzas están exentas de impuestos al no tener carácter de contraprestación. De este modo en el asiento de constitución de la fianza no debemos de incluir ni IVA ni retenciones.
¿Por qué valor debemos de constituir la fianza?
Si atendemos a la Norma de registro y valoración 9.5.5 “Fianzas entregadas y recibidas” nos habla de que en caso de ser fianza constituida a corto plazo no debemos de realizar los descuentos en caso de que su efecto no sea significativo. Sin embargo, en caso de que se realice una fianza a largo plazo la diferencia entre valor razonable y valor desembolsado deberemos computarlo como pagos o cobros anticipados. Esto se verá en el siguiente ejemplo.
Ejemplo contabilidad fianza constituida a largo plazo
La empresa XNL firma con contrato con la empresa XLP por el arrendamiento operativo de un local por una duración de 5 años. Se formaliza el contrato el día 01/05/XX partiendo el arrendamiento desde ese mismo mes. Este arrendamiento está pactado con una renta mensual de 2.000€ + IVA y una retención del 19%. Además en el contrato se estipula que la fianza del mismo será de una mensualidad. El tipo de interés de mercado se estipula en el 3% anual.
Contabilice el pago de la fianza por la parte arrendataria y la primera mensualidad.
Solución contabilidad fianza constituida a largo plazo
Por el pago de la primera mensualidad del alquiler del local:
| IMPORTE | CUENTA | CÓDIGO | CUENTA | IMPORTE |
| 2.000€ | Arrendamientos y cánones | 621 | ||
| 420€ | H.P IVA soportado | 472 | ||
| 572 | Banco c/c instituciones de crédito | 2.040€ | ||
| 4751 | H.P Acreedora por retenciones practicadas | 380€ |
Como podemos ver los pagos de la mensualidad son sencillos, 2.000€ de mensualidad + IVA del 21% (420€) y descontando una retención de 380€ que tendremos que depositar en la Agencia tributaria trimestralmente. Por tanto el pago que se realiza cada mensualidad es de 2.040€
Por el depósito de la fianza
En este caso debemos de tener en cuenta de que la fianza no la recuperaremos hasta el final del contrato, es decir, hasta después de los 5 años. Por tanto debemos de contabilizar la diferencia entre el valor razonable (Los 2.000€ que cobraremos en 5 años actualizados a día del depósito) y el valor desembolsado.
Los 2.000€ los actualizaremos con un tipo de interés de mercado del 3% resultando la siguiente ecuación VR = 2.000 * (1.03) ^-5 = 1.725,22€ por tanto la diferencia entre los 2.000€ y los 1.725,22 resultarán como gastos anticipados que iremos computando año a año en nuestra cuenta de PyG al finalizar el año.
Por tanto el asiento del depósito de la fianza sería el siguiente:
| IMPORTE | CUENTA | CÓDIGO | CUENTA | IMPORTE |
| 1.725,22€ | Fianzas constituidas a largo plazo | 260 | ||
| 274,78€ | Gastos anticipados | 480 | ||
| 572 | Banco c/c instituciones de crédito | 2.000€ |
Al final del año debemos de capitalizar la fianza y reconocer el gasto o coste sumergido de esta fianza (nos referimos al dinero que podríamos haber obtenido con la rentabilidad del 3% y que no obtuvimos al haber dejado depositada la fianza). Por tanto el primer asiento será de la capitalización de la fianza. Esta se capitaliza al 3% durante 8 meses (desde mayo hasta diciembre). Por tanto la ecuación será la siguiente: ((1.725,22 * (1,03 ^8/12)) – 1.725,22 = 34,33€
| IMPORTE | CUENTA | CÓDIGO | CUENTA | IMPORTE |
| 34,33€ | Fianzas constituidas a largo plazo | 260 | ||
| 769 | Otros ingresos financieros | 34,33€ |
Reconocemos el gasto por le mismo importe de la capitalización.
| IMPORTE | CUENTA | CÓDIGO | CUENTA | IMPORTE |
| 34,33€ | Arrendamientos y cánones | 621 | ||
| 480 | Gastos anticipados | 34,33€ |
A continuación se adjunta una tabla con todos los descuentos y capitalizaciones que deberemos de realizar en los siguientes años. Hasta llegar a completar los 274,78 dotados al inicio del contrato.
Como podemos ver la contabilización de una fianza depositada se puede complicar en función del tiempo de depósito y el tipo de interés de referencia.
Una vez nos vayamos acercando al momento de finalizar el contrato con un año de antelación debemos de reclasificar la cuenta (260) Fianzas constituidas a l.p a la cuenta (565) Fianzas construidas a c.p. De modo que una vez finalizado el contrato debemos de tener en el debe de la cuenta (565) el importe totalmente capitalizado, 2.000€. En caso de un correcto cumplimiento del contrato y un cobro total de la fianza realizaremos el siguiente asiento:
| IMPORTE | CUENTA | CÓDIGO | CUENTA | IMPORTE |
| 2.000€ | Bancos e instituciones de crédito | 572 | ||
| 565 | Fianzas construidas a c.p. | 2.000€ |
¿Cómo contabilizar la devolución parcial de una fianza?
En caso contrario, de incumplimiento de la fianza o devolución parcial de la misma descontaremos la cantidad llevándolo a PyG utilizando la cuenta (678) Gastos excepcionales. Si por ejemplo del total de la fianza nos devuelven solo 500€ el asiento sería el siguiente.
| IMPORTE | CUENTA | CÓDIGO | CUENTA | IMPORTE |
| 500€ | Bancos e instituciones de crédito | 572 | ||
| 1.500€ | Gastos excepcionales | 678 | ||
| 565 | Fianzas construidas a c.p. | 2.000€ |